Regnskab for restauranter: Sådan undgår du dobbeltbetalinger og forkert moms

Kort svar: De dyreste fejl i en restaurants regnskab er sjældent de store. Det er regningen, der bliver betalt to gange, og bilaget, der aldrig bliver bogført. Vi har stor erfaring med restauranter, og vi lægger arbejdet i et fast, automatisk flow, så du kan bruge tiden på gæsterne og slipper for en masse bekymringer.

Derfor er regnskabet svært i en restaurant

En restaurant har mange leverandører, små bilag, kortsalg, kontanter, gavekort og ansatte på skiftende vagter. Samtidig bliver der købt ind i en fart, og den, der tager imod varerne, er sjældent den, der betaler regningen.

Papirarbejdet bliver derfor tit lavet sent om aftenen, når køkkenet er lukket. Det er ikke mangel på omhu, der giver fejlene. Det er mangel på tid og på en fast vej for bilagene.

Regningen, der bliver betalt to gange

Vi oplever, at mange restauranter betaler deres regninger dobbelt og aldrig opdager det. Det sker typisk sådan her:

• Fakturaen kommer både på mail og med varerne, og begge bliver betalt.
• Der bliver betalt på kort ved levering, og senere kommer samlefakturaen, som også bliver betalt.
• Du betaler en rykker, mens den oprindelige faktura allerede ligger til betaling i banken.
• To personer betaler den samme regning, fordi ingen kan se, hvad den anden har gjort.

Det opdages sjældent af sig selv. Beløbet bliver stående som et tilgodehavende hos leverandøren, og det er ikke sikkert, at nogen siger til. Bliver fakturaen også bogført to gange, er momsen forkert oveni.

Momsfejlene, hvor du snyder dig selv

En anden fejl, vi ofte ser, er forkert angivet moms. Her betaler restauranten i praksis for meget, og det kan løbe op i temmelig mange penge.

Kan du få pengene tilbage?

Ofte ja. Har du betalt en regning to gange, kan du bede leverandøren om et kontoudtog og få beløbet tilbage eller modregnet. Har du angivet for meget i moms, kan du som hovedregel bede om at få det ændret inden for 3 år efter angivelsesfristen. Du skal kunne dokumentere det, og derfor er det vigtigt, at bilagene findes.

Regler, der særligt rammer restauranter

Digital salgsregistrering. Restauranter med under 10 mio. kr. i årsomsætning skal bruge et digitalt salgsregistreringssystem, der opfylder Skattestyrelsens krav. Det er dit eget ansvar, at systemet gør det, og Skattestyrelsen certificerer ikke systemerne.

Risikobranche. Restauranter er en klassificeret risikobranche. Et selskab i regnskabsklasse B med over 5 mio. kr. i nettoomsætning to år i træk skal have en erklæring fra en godkendt revisor. Læs mere om grænserne i Skal mit ApS have revisor?

Sådan bliver det et automatisk flow

Vi bruger ikke tiden på at taste. Vi sætter din restaurant op, så bilag og betalinger følger samme vej hver gang:

1. Fakturaer kommer ét sted hen. Leverandørerne sender til din egen fakturamail eller som e-faktura. Bilag i hånden tager du et billede af med mobilen.
2. Vi registrerer og konterer. Du godkender med ét klik på mobilen.
3. Regningerne betales på forfaldsdagen. Hver faktura ligger ét sted, så den ikke bliver betalt to gange. Læs mere om kreditorstyring.
4. Banken afstemmes automatisk. Posteringerne hentes hver nat og matches mod bilagene, så det, der ikke stemmer, bliver fundet.
5. Kassen får en fast rutine. Vi aftaler, hvordan kasseopgørelser afleveres, så salg, kort og kontanter bliver bogført og afstemt.
6. Løn og moms holdes til tiden. Du sender timerne, og vi klarer lønnen og momsindberetningen.

Det betyder det i hverdagen

Du slipper for skuffen med bilag og for aftenerne ved computeren. Du ved, hvad der skal betales, hvad der er sat af til moms, og hvordan det går, mens der stadig er tid til at gøre noget ved det. Og du kan ringe til os, når du er i tvivl.

Tal med dem, der allerede gør det

Vi arbejder i dag for restauranter og caféer, som har stor glæde af vores ydelser. Vil du høre, hvordan det fungerer i praksis, henviser vi gerne til nogle af dem, så du kan spørge dem direkte.

Det, vi laver, og det, vi ikke laver

Accounterpart er et regnskabskontor. Vi udfører ikke lovpligtig revision. Skal din restaurant have en erklæring, arbejder vi sammen med din godkendte revisor og afleverer et afstemt materiale, så opgaven bliver mindre.

Du får en fast månedspris efter en kort samtale. Ring på 48 79 80 31, eller book 15 minutter, så finder vi ud af, hvor din restaurant kan spare tid og penge.

Læs mere om

• Bogføring
• Kreditorstyring
• Lønadministration